(383) 286-66-78 
olife@anr54.ru

г. Новосибирск
ул. Семьи Шамшиных, 99
 

За что не любят бухгалтерию.

Бухгалтер на предприятии – фигура неоднозначная. Как правило, его не любит не только директор, но и рядовые сотрудники, а уж отдел снабжения и отдел продаж – так и вовсе в полном составе. И главная причина этого – бухгалтер требует документы, у него в должностных обязанностях это есть. Причем просто бумага или электронное сообщение его не устраивает. И запомнить то огромное количество пунктов, которые надо проверить даже с памяткой тяжеловато – ведь у менеджера полно «своей» работы, и она куда более важна, чем какие-то документы, в которых зачастую и пишут-то не то, о чем договорились. Сложность возникает, когда директор, сталкиваясь с сопротивлением своим и своих сотрудников, не считает нужным применять административный ресурс, чтобы наладить документальный оборот у себя в организации. Особенно этим страдают небольшие семейные предприятия, такие, в который директор, хозяин и менеджер – одно лицо. Эти роли одного человека бунтуют против соблюдения документальной дисциплины, справедливо считая, что карман-то один и все деньги в этом кармане – мои и самому себе подтверждать расходы глупо и затратно. Опыт показывает, однако, что бывают интересные ситуации, в которых самому себя «нагреть» бывает пара пустяков.

Вот, например, такая история. Хозяин организации решил строить дом у себя на дачном участке. Для красочности иллюстрации надо сказать, что предприятие находится на классической системе налогообложения, то есть платит НДС и налог на прибыль. Упомянутый хозяин не прибегает к незаконным способам добывания наличных денег (он законопослушен), но и зарплату себе, достаточную для постройки дома, не выплачивает (все-таки жалко столько налогов платить). И какой способ он выбирает для финансирования постройки? Он берет чековую книжку и по потребности снимает с банковского счета наличные. И не отчитывается за них. К концу года количество истраченных таким образом сумм достигает трех миллионов рублей. Вопрос сколько денег он потерял с помощью такого управленческого подхода? Сначала два слова о составе потерь: это – НДС (18%), налог на прибыль (20%), банковская комиссия за снятие наличных (5%), налог на доходы (13%), то есть 56% от трех миллионов. Хорошая цена за то, чтобы не думать? Конечно, оформлением документов не все потери можно устранить, но цель настоящей статьи только показать, что если грамотно подойти к вопросу, то кое-что можно сделать. Например, если оформлено решение о выплате дивидендов, налог на доходы уменьшается на 4%. Если, инструменты и стройматериалы покупались за безналичные деньги, а акты и товарные накладные были представлены, то налог на доходы снижается до 0%, а банковская комиссия до стоимости оформления платежного поручения. Аналогичная картина получится, если деньги взяты как займ. Директор может не отдавать своему предприятию долги пока предприятие существует. Грамотно составленный договор займа позволяет не платить даже налог на пресловутую материальную выгоду.

Конечно, если хозяин строит частный дом, и эта стройка никак не связана с его основной деятельностью, очень сложно будет избавиться от НДС и налога на прибыль. Но если деятельность предприятия хоть как-то позволяет что-то строить, то не увеличивать расходную часть чрезвычайно недальновидно. Да и дорого. Можно гордиться тем, что ты строишь дом, выгадывая по рублю на труде гостей из солнечного Таджикистана (риски такого подхода – предмет отдельной статьи), и можно не замечать того, что, несмотря на усилия, дом-то получается в полтора раза дороже чем мог бы быть.

Но оставим дом в покое. У фигуранта нашего опуса были еще прекрасные возможности потерять деньги. Остановлюсь на одном замечательном случае. Продукция организации имеет длительный цикл. От расчета проекта до поставки заказчику товара может пройти и полгода и год. Зависит от многих факторов, от замеров, расчетов, ландшафта, производственников, таможни и прочего. Контракты получаются дорогие и поэтапные. Поэтому без аванса, процентов в тридцать от контракта, наш герой не работает. А с аванса нужно платить НДС. В результате, хронически не хватает денег для оплаты поставщику. Для того, чтобы облегчить ситуацию было разработано специальное соглашение, по которому можно сдвинуть срок уплаты НДС по этим суммам на тот период, когда контракт уже оплачен полностью. Не буду рассказывать, сколько пришлось приложить усилий, чтобы объяснить, какую пользу принесет сей документ. Так или иначе, устная и электронная договоренность с покупателем была достигнута и ему был отправлен пакет с соглашением на подпись. Он перевел деньги под это соглашение. И казалось бы – дело в шляпе. Через год, когда пришла последняя партия товара и пришло время, полностью отчитаться по НДС, налоговая инспекция запросила документы на камеральную проверку того периода, в котором организация получила деньги и не заплатила НДС. Тот, кто платит НДС, знает, что такое камеральная проверка. Это не только полное представление документов, подтверждающих отчеты (то есть дополнительная работа), но и серьезная проверка на лояльность. И в этот момент выясняется, что упомянутого соглашения, подписанного покупателем на руках нет, и нужно снова объяснять покупателю, зачем нам это нужно. Для раскрашивания сюжета скажу, что цена вопроса в тот раз была, примерно, 320 тысяч рублей (это пени на недоплаченный НДС около 70 тысяч рублей и штраф около 250 тысяч рублей). Как назло еще, у директора – грипп. Но он делает нечеловеческое усилие, берет пять тысяч на бензин, едет за восемьсот километров к покупателю извлекает искомое соглашение, героически болеет потом три недели, радостно думая, что он разрулил дорогую ситуацию.

Он не думает, что бывает за год покупатель может пропасть и недооформленные документы уже не восстановить, что бывает, инспектор не ждет, пока героически извлекут (сделают) и донесут документы. И много еще чего бывает…

В вышеописанной ситуации роль бухгалтера печальна – «пинать» и «пинать» лицо, ответственное за сделку, несмотря на его сопротивление, забывчивость и ненависть к «бумажкам». И если бухгалтер в этом деле один, рано или поздно, подобные дыры в учете будут иметь последствия в виде убытков.

Как, например, еще в одной ситуации, которую уместно здесь привести. У менеджера по продажам основная задача – договориться об условиях с покупателем. Он договаривается в электронном виде, выписывает счет сам или заказывает его в бухгалтерии, отслеживает оплату, рапортует, заказывает отправку товара со склада, получает процент с продажи. Достаточно напряженный цикл. Много всего необходимо сделать и учесть. У героя этого случая не оказалось товарной накладной с отметкой покупателя о получении ровно в тот момент, когда покупатель потребовал отгрузить оплаченный товар второй раз, ссылаясь на то, что так и не получил в первый. И найти, куда делся товар на самом деле, можно теперь только с привлечением детективных ресурсов. Герой наш предпочел отгрузить товар дважды, уволив менеджера и экспедитора.

Как хорошо, когда мы умеем вовремя совершить абсолютно бесплатные действия, чтобы снизить риски, вместо того, чтобы платить за ликвидацию их последствий. Документы, подтверждающие операцию, придуманы для того, чтобы можно было кому-то поручить дело, и потом не «снимать» показания, а просто прочитать, кто и что сделал, и сколько это стоило. В ситуации, когда собственник не в состоянии сам участвовать во всех этапах своего производства – неплохая защита и хороший инструмент для сбора информации о бизнесе. Есть хороший документ – даже государство берет на себя обязанность защищать ваши права, нет документа – нельзя понять, о чем стороны договорились и в какой стадии их отношения, а значит и спор можно не рассматривать.